Al sinds 2007 is ProMobility partner van Fox-IT. Beide organisaties zijn ondertussen flink gegroeid. Fox-IT koos bewust om het wagenpark bij diverse leasemaatschappijen onder te brengen. Tot voor kort. Met trots mogen we ons single vendor noemen van deze wereldspeler! 

Het begon ooit met 11 eigen bedrijfsauto’s, die ProMobility in een sale & leaseback constructie overnam. Fox-IT was in 2007 nog een (relatief) klein bedrijf dat ‘iets’ met cybersecurity deed. Inmiddels is dat wel anders. Fox-IT is een wereldwijde expert in cyberveiligheid en risicobeperking, met een omvangrijk wagenpark (meer dan 100 auto’s). De keuze om bij verschillende partijen te leasen, was een hele bewuste, zo vertelt facilitair manager Tamara Olijhoek: “Dat houdt iedereen scherp.” Maar daar kwam eind 2021 verandering in, toen Tamara besloot de mobiliteit eens goed onder de loep te nemen. “Regelingen en overeenkomsten waren toe aan een update. In de coronaperiode zijn we meer hybride gaan werken. Dat heeft ook zo z’n impact op de mobiliteitsbehoefte.” 

Onafhankelijk advies

Tamara nam een onafhankelijk adviseur in handen: Dick Schouten van Q-FleetSolutions. “Wij werden gevraagd om mee te kijken naar de invulling van de mobiliteit van Fox-IT richting de toekomst. Onze voornaamste taak was om processen te vereenvoudigen en kosten te besparen”, vertelt Dick. Hij adviseerde om in de toekomst afspraken te maken op basis van single vendor. Door het toenemende volume kunnen in dat geval maatwerkafspraken worden gemaakt. En dat resulteert in meer zekerheid over de kosten en kostenontwikkeling, flexibiliteit, transparantie en borging van het prijsniveau. “Kostenbesparing voor een werkgever realiseer je niet alleen met een scherp leasetarief, maar met maatwerk en transparante afspraken aan de voorkant. In de praktijk blijkt namelijk dat 85% van de leasecontracten tijdens de leaseperiode één of meerdere keren worden aangepast. Als je daar geen goede afspraken over maakt, kunnen onevenredige kostenstijgingen op de loer liggen. Je ziet daarom veel leasemaatschappijen die aan de voorkant een laag leasetarief bieden en hun marges vervolgens op dit soort momenten ruimschoots compenseren.”

Bewezen als fullservice partner

Vijf leasemaatschappijen werden aangeschreven om single vendor te worden volgens de nieuwe voorwaarden. De keuze viel op ProMobility, om een aantal redenen, zo vertelt Dick: “ProMobility bood een scherp en marktconform prijsniveau, met zekerheden over kosten en kostenontwikkeling, maar bijvoorbeeld ook een uiterst flexibele inleverregeling zonder restricties. Het voorstel omvat ook een online calculatieportal waarbij Fox-IT het bestelproces grotendeels kan automatiseren. Maar misschien nog wel belangrijker is dat ProMobility zich in het verleden al heeft bewezen bij Fox-IT als een fullservice partner, dit was voor Fox-IT een extra reden om voor ProMobility te kiezen. Zowel het facilitair management als de berijders waren heel tevreden, vooral over de persoonlijke benadering. Daarbij deed ProMobility in het voorstel nog een stapje extra in de ontzorging op operationeel, tactisch en strategisch niveau, ten opzichte van de oude afspraken die er al lagen.” Ofwel, een blije klant, tevreden berijders, meer dan marktconforme voorwaarden en volledige ontzorging. “Ja, dat is belangrijk om te benadrukken, want als we alléén naar prijs hadden gekeken en Fox-IT daarop haar waardeoordeel had willen bepalen, dan hadden wij een andere partij geadviseerd”, licht Dick eerlijkheidshalve toe.

Waardevolle persoonlijke samenwerking

Tamara vertelt verheugd te zijn met de keuze voor ProMobility. “We hebben naar een aantal zaken gekeken: financieel, inhoudelijke contractafspraken en de relatie, de zachte kant als het ware. Vooral dat laatste vind ik persoonlijk heel belangrijk. ProMobility sprong er op dat vlak al voor mij uit. Maar goed, het hele plaatje moet natuurlijk kloppen. En dat deed het. Het voorstel van ProMobility zat goed in elkaar. Knap gedaan, voor een relatief kleine partij, die niet vaak met tenders te maken heeft.” 

Ze kijkt uit naar de hernieuwde samenwerking. “De afspraken die er nu liggen zijn heel duidelijk. We kunnen tijdens een leaseperiode veranderingen op componentniveau sturen en controleren. Heel inzichtelijk, heel prettig.” De volgende stap is het optimaliseren van de fietsregeling van Fox-IT. “Nu ProMobility onze single vendor is, is het logisch dat we dit ook met hen gaan doen.”